Implementasi Dokumen Elektronik sebagai Dokumen Perusahaan



Implementasi  Dokumen Elektronik sebagai Dokumen Perusahaan

Helni Mutiarsih Jumhur., SH., MH.[1]

Abstrak

Corporate documents are evidence that can that can serve as evidence about the legality of the company, the two items of evidence from its activities, and the three items of evidence documents the company if there is a dispute the parties both internal and external company. Preparation of corporate documents in paper or electronically on the same principle that evidence of the document must undergo a process of legality. So that the documents the company has bindinglegalforce.

Keywords: Company documents, electronic documents, evidence, legal binding

 

 

 

Dokumen perusahaan adalah alat bukti yang dapat yang dapat berfungsi sebagai alat  bukti tentang legalitas  perusahaan ,kedua alat bukti dari  aktivitas perusahaan tersebut, dan ketiga alat bukti   dokumen perusahaan jika terjadi sengketa para pihak baik secara internal maupun ekternal perusahaan tersebut. Pembuatan dokumen perusahaan secara kertas ataupun secara elektronik pada dasarnya sama bahwa bukti dokumen tersebut harus mengalami proses legalitas. Sehingga dokumen perusahaan tersebut mempunyai kekuatan hukum yang mengikat.

 

Keywords: Dokumen Perusahaan, dokumen elektronik, alat bukti, kekuatan hukum yang mengikat

 

 

A. PENDAHULUAN

Pada saat ini kita telah memasuki apa yang dinamakan globalisasi, globalisasi meliputi sosial, budaya , ekonomi dan informasi.pengaruh globalisasi sangat besar terhadap sistem perekonomian dunia, dimana melalui globalisasi ekonomi semua negara dapat melakukan perdagangan antar negara tanpa batas karena dapat terhubung  melalui media informasi yang tersedia.

Teknologi Informasi  (IT) merupakan salah satu yang telah menstimulus terjadinya globalisasi dunia, dimana melalui IT semua orang didunia dapat terhubung melalui media internet. Media internet merupakan media komunikasi melalui media elektronik. Dengan kehadiran media ini maka apapun , siapapun, dimanapun dan kapanpun bisa terhubung, tanpa batas waktu dan tempat

Penggunaan internet  sebagai media komunikasi dalam sistem sosial  ekonomi sangat mempengaruhi perkembangan globalisasi ekonomi dan informasi karena perkembangan ekonomi dan perdagangan internasional bergerak dengan cepat hal tersebut mempengaruhi terhadap penggunaan dokumen. Kalau pada mulanya dokumen yang merupakan alat bukti hanya di buat dalam bentuk tertulis tetapi sekarang dokumen juga harus dapat di buat bentuk elektronik. Karena dunia usaha menggunakan kemajuan teknologi untuk meningkatkan kemampuannya secara efektif dan efisien khususnya dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

Guna mencapai tujuan tersebut pemerintah telah melakukan berbagai pengaturan dokumen perusahaan yang telah berkembang  menjadi dokumen paper dan paperless melalui undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-undang Nomor  11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

B. DOKUMEN PERUSAHAAN

Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara bertahap dan terus menerus dengan tujuan mencari keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang-perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara republik Indonesia.

Dalam Kitab undang-undang hukum dagang di wajibkan bagi setiap orang yang menjalankan perusahaan menyelenggarakan pencatatan tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan menyimpan dokumen tersebut antara 10 sampai 30 tahun

Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen juga ketentuan undang-undang dan perundang-undangan lainnya yang berkaiatan dengan tatacara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi perusahaan karena dalam pelaksananya memerlukan ruang yang luas, tenaga, waktu dan perawatan serta biaya yang besar

Dalam undang-undang Dokumen perusahaan memberikan definisi bahwa dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau di terima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan , baik tertulis diata kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dihat , dibaca, dan di dengar .

Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Dokumen keuangan meliputi catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha perusahaan

Sedangkan dokumen lainnya adalah terdiri dari data atau setiap tulisan yang bertisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

Sedangkan bukti dari dokumen perusahaan adalah terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan , utang dan modal

Kalau kita fahami definisi diatas maka sebenarnya undang-undang dokumen perusahaan tidak hanya mengatur dokumen perusahaan dalam bentuk tertulis tetapi dapat juga bentuk dokumen perusahaan dalam bentuk lain asalkan dapat di lihat, dibaca dan didengar. Tetapi dalam penjelasannya undang-undang dokumen perusahaan belum mengatur tentang konsep dari dokumen elektronik hanya memberikan keterangan bahwa dokumen perusahaan selain di buat dalam bentuk surat diperboleh menggunakan pita magnetik atau disket.

Artinya dokumen perusahaan dapat di dibuat dari data base computer lalu di arsipkan di media pita magnetik atau disket. Sehingga jika terjadi sengketa pada perusahaan maka alat bukti tersebut (selain alat bukti surat) dapat di pergunakan sebagai alat bukti di pengadilan.

Undang-undang dokumen perusahaan belum mengatur bagaimana jika dokumen perusahaan di buat dalam bentuk elektronik dan bukti fisiknya adalah print out computer.Karena dalam pegaturan berikutnya di sebutkan bahwa harus ada legalisasi yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam pengesahan dokumen perusahaan baik dalam bentuk surat maupun mikrofilm atau disket

Legalisasi tersebut dibuat dengan cara membuat berita acara yang mencantumkan keterangan hari,tempat,  tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi dokumen perusahaan. Kemudian untuk dokumen yang dialihkan dalam bentuk microfilm dan dfisket harus ada surat keterangan pengalihan dokumen sesuai dengan bentuk aslinya dan terakhir harus mencantunkan tandatanftan pejabat yang bersangkutan.

Hal tersebut di lakukan sebenarnya merupakan upaya agar dokumen perusahaan itu aman dan dapat di pertanggung jawabkan apabila ada sengketa yang terjadi didalam atau diluar perusahaan tersebut.

Proses legalisasi dokumen perusahaan yang diatur dalam Undang-undang dokumen perusahaan dirasa kurang efektif dan efisien jika kita kaitkan dengan sistem bisnis sekarang dimana bisnis dapat di lakukan tanpa batasan ruang dan waktu. Sehingga di butuhkan pengaturan dokumen perusahaan yang bisa menampung perkembangan bisnis perusahaan di era globalisasi ekonomi

C. DOKUMEN ELEKTRONIK

Pada awalnya pengertian dokumen elektronik didapat dari UNCITRAL model law menurut tentang E-signature , artikel 1 huruf (a) data dalam bentuk elektronik atau yang di bubuhkan pada atau diasosiakan dengan data massage, yang bisa digunakan untuk mengidentifikasikansi penandatangan dala hubungannya dengan  massage dan untuk menunjukan persetujuan si penadatangan atas informasi yang terkandung dalam data massage

Dalam e-commerce tidak ada alat bukti lain yang dapat di gunakan selain data elektronik (data massage) yang di transmisikan kedua belah pihak dan menurut E-Signature alat bukti itu dapat di wujudkan dalam bentuk sertifikat. Pengaturan ada pada artikel 1 (b) yaitu : sertifikat adalah data massage atau tulis lain yang menegaskan adanya hubungan diantara signatory yang menuliskan data.

Jadi sertifikat dalam bentuk data massage atau bentuk tulisan merupakan data elektronik yang menunjukan identitas para pihak yang melakukan perjanjian. Dan pengaturan data elektronik dalam UNCITRAL tersebut dapat dijadikan acuan pengaturan dokumen elektronik di Indonesia

Sebenarnya belum ada pengertian yang baku tentang dokumen elektronik yang sah secara hukum di Indonesia, tetapi setelah adanya undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)  memberikan definisi bahwa dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat diteruskan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/ atau di dengar melalui media komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan , suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Menurut Ahmad Ramli (2002:43) bahwa alat bukti elektronik dapat di percaya jika di lakukan dengan cara:

1.      Menggunakan peralatan computer untuk menyimpan dan memproduksi print out

2.      Proses data seperti pada umumnya dengan memasukan inisial dalam sistem pengelolaan arsip yang di komputerisasikan

3.      Menguji data dalam waktu yang tepat setelah data di tuliskan oleh seseorang yang mengetahui peristiwa hukumnya

Selanjutnya dikatakan bahwa syarat-syarat lainnya yang harus di penuhi adalah sebagai berikut:

1.      Mengkaji informasi yang di terima untuk menjamin keakuratan data yang di masukkan

2.      Metode penyimpanan dan tindakan pengambilan data untuk mencegah hilangnya data pada waktu disimpan

3.      Penggunaan program computer yang benar-benar dapat di pertanggungjawababkan untuk memproses data

4.      Mengukur uji pengambilan keakuratan program

5.      Waktu dan persiapan model print out komputer

Jika kita simpulkan dari keterangan di atas tentang sistem dokumen elektronik harus melihat 3 hal yang penting yaitu , media komputernya, proses penyimpanan data dan keakuratan data. Sehingga  dalam implementasinya kita harus mengetahui  sistem  dokumen elektronik seperti apa yang dapat dikatakan dokumen elektronik yang dianggap sah secara hukum yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

Selanjutnya undang-undang ITE memberikan pengaturan tentang pengamanan dokumen elektronik melalui sistem digital signature. Tujuan utama dari tanda tangan adalah biasanya di gunakan sebagai salah satu pembuktian bahwa dokumen tersebut telah di ketahui atau di legalisasi oleh pihak yang berwenang sehingga dokumen tersebut dapat di gunakan sebagai alat bukti yang sah secara hukum

Menurut Pasal 1 butir 5 UUITE dikatakan bahwa digital signature merupakan tanda tangan elektronik adalah informasi yang dilekatkan , memiliki hubungan langsung atau terasosiasi pada suatu informasi elektronik lain yang dibuat oleh penandatangan untuk menunjukan identitas dan statusnya sebagai subyek hokum, termasuk dan tidak terbats pada penggunan infrastruktur kunci public (tandatangan digital) , biometrik, kriptografi simetrik

Jadi disini pengertian tanda tangan elektronik bukan tandatangan yang di bubuhkan di seperti di kertas akan tetapi tanda tangan yang di peroleh dengan terlebih dahulu menciptakan suatu messag digest atau hast yaitu mathematical summary dokumen yang akan dikirimkan melalui cyberspace.

Menurut UNCITRAL  model law dikatakan bahwa digital signature adalah sebuah item data yang berhubungan dengan sebuah pengkodean pesan digital yang dimaksudkan untuk memberikan kepastian tentang keaslian data dan memastikan bahwa data tidak termodifikasi

Menurut Ahmad Ramli (2002: 50) paling tidak melalui penggunaan digital signature ini ada empat hal yang dapat menjamin keamanan dokumen yaitu :

1.      Authenticity

Dengan menggunaan digital signature maka dapat di tunukan darimana data elektronik tersebut sesungguhnya berasal. Intergritas pesan terjamin karena adanya digital certificate yang diperoleh berdasarkan aplikasi yang di sampaikan kepada Certificate Authority

2.      Intergrity

Penggunaan digital signature dapat menjamin pesan atau data elektronik yang dikirimkan tersebut tidak mengalami suatu perubahan atau modifikasi oleh pihak yang tidak berwenang

3.      Non-Repudiation

Pengirim pesan tidak akan dapat menyangkal bahwa ia telah mengirimkan pesan jika ia memang sudah mengirimkan pesan tersebut

4.      Confidential

digital signature yang sedemikian rupa maka akan dapat terjamin kerahasiaan suatu pesan yang dikirimkan

D. PENGGUNAAN DOKUMEN ELEKTRONIK UNTUK DOKUMEN PERUSAHAAN

Sebenarnya pengaturan dokumen perusahaan secara elektronik masih sulit di definisikan, karena dalam UUITE sendiri penggunaan dokumen elektronik masih sangat di batasi. Penggunaan dokumen elektronik hanya untuk dokumen-dokumen yang berkaitan dengan bisnis jadi tidak semua dokumen dapat di bentuk dalam wujud dokumen elektronik.

Dalam undang-undang dokumen perusahaan dikatakan bahwa dokumen perusahaan meliputi dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Dokumen keuangan wajib di buat dalam bentuk kertas dan harus di legalisasi oleh pejabat yang berwenang dengan membuat berita acara. Sedangkan dokumen lainnya dapat dialihkan ke dalam mikro film atau disket tetapi tetap harus di buat legalisasi dengan membuat berita acara dari pihak yang berwenang.

Dokumen perusahaan berbeda dengan dokumen pada umumnya, dokumen perusahaan merupakan dokumen yang wajib di punyai oleh perusahaan dan dapat dilihat, dibaca oleh pihak internal atau eksternal perusahaan. Sehingga dalam proses pembentukan dokumen perusahaan ada beberapa hal yang perlukan di perhatikan yaitu :

1.      Proses pembentukan dokumen

Proses dokumen perusahaan menurut undang-undang dokumen perusahaan   masih sangat rumit dan tidak efektif bagaimana bila semua  perusahaan di Indonesia  telah menggunakan sarana teknologi informasi,  sementara dalam UUITE pengaturan tentang dokumen elektronik masih belum jelas dan mendalam. Masih sulit mempersepsikan dan mengimplementasikan  bagaimana sistem dokumen elektronik yang mempunyai kekuatan hukum (legalisasi) dan aman. Pertanyaannya apakah semua dokumen perusahaan dapat berbentuk elektronik? Dokumen keuangan dan dokumen lainnya . Dokumen perusahaan yang berbentuk elektronik ketika di jadikan alat bukti apakah dapat diprint out tanpa harus ada proses legalisasi lagi ?(berita acara ). Semua itu harus di bakukan dalam bentuk peraturan perundang-undangan

2.      Keamanan Dokumen (legalisasi, pengarispan dan jadwal retensi dokumen perusahaan)

Dalam undang-undang dokumen perusahaan di atur bahwa dokumen dapat di buat dalam bentuk surat atau mikrofilm atau disket. Karena berbentuk fisik maka memerlukan tempat pengarsipan sehingga dokumen yang sudah di anggap tidak berlaku dapat di musnahkan. Jika dokumen perusahaan berbentuk elektronik dapatkan pengarsipan dengan menggunakan data base computer dianggap sebagai tempat pengarsipan yang sah dan aman?. Berapa lama jadwal pemusnahan data tersebut? Bagaimana kalau data yang tersimpan tersebut mengalami gangguan? Siapa pihak yang harus bertanggung jawab.

Pada akhirnya kalau kita lihat uraian diatas kita dapat melihat bahwa jika dokumen perusahaan dapat di buat secara elektronik sebenarnya bisa lebih efektif karena akan lebih efektif dari segi waktu dan lebih efisien karena tidak di perlukan ruang yang besar untuk menyimpan arsip atau biaya yang besar untuk perawatan dokumen.

Tentang keamanan dokumen UUITE telah di berikan pengaturan bahwa pengamanan dokumen dapat di lakukan salah satunya dengan mengimplementasikan digital signature dimana dokumen yang di buat dapat di katakan sah secara hukum jika telah di legalisasi secara elektronik oleh pejabat yang berwenang melalui persyaratan yang telah di tentukan.

Tetapi jika dokumen perusahaan di buat dalam bentuk elektronik harus di tambahkan pengaturan tentang bentuk arsip, metode pengarsipan dokumen dan jadwal retensi dari dokumen perusahaan tersebut.

 

E. PENUTUP

Dokumen perusahaan adalah alat bukti yang dapat yang dapat berfungsi sebagai alat  bukti tentang legalitas  perusahaan ,kedua alat bukti dari  aktivitas perusahaan tersebut, dan ketiga alat bukti   dokumen perusahaan jika terjadi sengketa para pihak baik secara internal maupun ekternal perusahaan tersebut.

Pembuatan dokumen perusahaan secara kertas ataupun secara elektronik pada dasarnya sama bahwa bukti dokumen tersebut harus mengalami proses legalitas. Sehingga dokumen perusahaan tersebut mempunyai kekuatan hukum yang mengikat.

 

REFERENSI

Ahmad Ramli dkk, Menuju kepastian Huku di Bidang Informasi dan Transaksi elektronik, DEPKOMINFO, Jakarta, 2007

Mieke Komar dkk, Cyberlaw: Suatu Pengantar, ELIPS. Bandung 2002

Rosenoer Jonathan, Cyberlaw (the law of internet), Springer, California, 1996

Richard Hill & Ian Walden, UNCITRAL Model Law Elektronik Commerce: Issues and Solusitions http://ww.bainet.com//oioumene/tacr.html.Formore and artikel

Undang-undang Nomor 8 tahun 1999 tentang Dokumen Perusahaan

Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

 


[1] Dosen Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika  SMTM , Pengampu mata kuliah Law and Regulations ICT

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply